Was ist eine Projektakte?

Eine Projektakte (project files) bezeichnen die Zusammenstellung aller auf ein Projekt bezogene Dokumente und Inhalte. Die Struktur der Projektakte gliedert sich in Anlehnung an PRINCE2 um (a) Dokumente des Projektmanagement als auch um (b) Ergebnisdokumente des Projektes  sowie um (c) Dokumenten zu den Projektgrundlagen – Business Case (in Anlehnung an DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten).

Für jedes Projekt ist innerhalb der Projektdokumentation eine gesonderter Projektakte (bzw. in elektronischer Form ein Projektraumes – Project Workspace) zu führen und zu verwalten. Der Begriff der Projektakte wurde gewählt, da er nach unserer Ansicht eindeutig ist.

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Was ist der Nutze einer Projektakte?

Eine Projektakte bringt für alle Stakeholder – Anspruchsgruppen einen Nutzen, wenn:

• die relevanten Projektinformation für das Einzelprojekt vollständig, richtig und konsistent sowie aktuell dokumentiert werden.
• die Projektmanagement-Dokumentationsrichtlinien und Anforderungen eingehalten werden.
  Grundlage  für Projektaudits ist hierbei häufig der DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten. Der Standard beschreibt Art, Inhalt und Umfang der Projektrevision und gibt erste, allgemein gehaltene Empfehlungen zur Prüfdurchführung.
• eine konsistente Dokumentationsstruktur bei allen Projekten vorliegt und damit die Navigation und den Wissenstransfer unterstützen.

 

Wer ist die Zielgruppe einer Projektakte?

Die Projektakte gilt für alle Stakeholder in einen Projekt.

• Rollensteckbrief PM-Office Projektauditor

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Was ist der Inhalt und Struktur einer Projektakte?

Die Hauptstruktur der Projektakte bei platinus orientiert sich an der den PMBoK-Projektphasen und -Wissensgebieten, den Prüfgebieten der Projektrevision der DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten,  der Produktgliederung nach PRINCE2  sowie an branchenspezifischen Gepfogenheiten und nach der Projektklassifizierung.

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Projektakte (project files) für Projekt xyz

• Projekttagebuch in Form von chronologischen Notizen. 
• Projektkontakte in Form von elektronischen Visitenkarten, cardDAV.
• Projektkalender in Form eines elektronischen Kalenders, calDAV
• Projektmanagement-Dokumente
  • Projekthandbuch
  • PM.0 – PM-Dokumente allgemein
    • Projektstakeholderliste
    • Projektprotokolle (Meeting Minutes)
    • Projektberichte (Reports)
      • Projektfortschrittsbericht
      • Projektstatusbericht
      • Projektauditbericht
      • Projekterfahrungsbericht
      • Projektabschlussbericht
    • Projektpräsentationen (Presentations) – externe Präsentationen zum Projekt
    • Projektnews (Announcements) – Ankündigungen an die Projektbeteiligten
    • Projektnachrichten (Notifications)- Memos, Newsletter, Informationsblätter an die Projektbeteiligten
      • Projekt-Memo
      • Projekt-Newsletter
      • …
    • Projektrückmeldungen (Feedbacks) – Reklamationen, Anregungen von den Projektbeteiligten
      • Projekt-Feedback
      • Projekt-Reklamtionen
      • …
  • PM.1 – PM-Dokumente zur Projektdefinition
  • PM.2 – PM-Dokumente zur Projektplanung
  • PM.3 – PM-Dokumente zur Projektausführung
    • PjPL - Project Logs – Projektjournal nach Kalenderwochen (KW)
      • 18CW30
      • 18CW31
      • …
    • PjIL - Issue Logs
    • PjCL - Change Logs
    • PjDL - Decision Logs
    • PjRL - Risk Logs
  • PM.4 – PM-Dokumente zum Projektcontrolling
    • Projektfortschrittsbericht
    • Projektstatusbericht
    • …
  • PM.5 – PM-Dokumente zum Projektabschluss
    • Projekterfahrungsbericht
    • Projektabschlussbericht
    • Projektverbesserungsplan
    •  Projektnutzenrevisionsplan
    • …
• Projekt-Ergebnisdokumente (Struktur ist abhängig von Projektart/-Inhalt)
  • ALC.1 – Lastenhefte – Anforderungen
  • ALC.2 – Pflichtenhefte – Technische Spezifikationen
  • ALS.3 – Handbücher – Lösungsdokumentation
  • ALC.4 – Testdokumentation
  • ALC.5 – Betriebsübergabe-Dokumentation
• Projekt-Grundlagendokumente (Business Case)
  • BC.0 – Business Case allgemein
  • BC.1 – Strategic Business Case
  • BC.2 – Investment Business Case
  • BC.3 – Operational Business Case

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Verwandte und weiterführende Begriffe

• Projektdokumentation
• Projektmanagement-Dokumentationsrichtlinien
• Projekttagebuch
• Projektraum – Project Workspace
• DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten
• Geschäftsprozess-Dokumentation
• Geschäftsprozess-Dokumentationsrichtlinien
• PM-Ergebnistypen