PMS – Projektmeilenstein

Was ist eine Projektmeilenstein? – Ereignis besonderer Bedeutung

Der Begriff Meilenstein – auch Milestone (MS), Control Points, Quality Gates, Stage Gates bezeichnet – ist einer der bekanntesten Fachbegriffe des Projektmanagements.

Die DIN 69900:2009 definiert ihn als „Ereignis besonderer Bedeutung„. Meilensteinpläne gehören zu den Projektterminplänen (PTP), die wiederum ein Bestandteil des PP - Projektplan ist.

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Hintergrund

Der PMBOK(R) Guide 2004 ergänzte dies um „usually completion of a major deliverable„, d.h. die Fertigstellung eines bedeutenden Projektergebnisses. Im PMBOK(R) Guide 2008 wird der „Milestone“ nur noch als „significant point or event in the project“ bezeichnet.

In PRINCE2 findet sich der Begriffs „Control Point„, der sowohl Meilensteine als auch Phasenübergänge übergreifend bezeichnet. Im Thema „Pläne“ setzt PRINCE2 die Meilensteine allerdings erst ein, nachdem der Terminplan erstellt wurde. Die Logik dabei ist, dass der Terminplan durch das Produktflussdiagramm und die Ressourcenverfügbarkeit bestimmt wird, während die Meilensteine geeignet gesetzte Überwachungspunkte sind. Meilensteine dienen dementsprechend bei PRINCE2 lediglich der Fortschrittsüberwachung, Entscheidungen über Fortführung oder Beendigung des Projekts werden nach wie vor an den Phasenübergängen getroffen.

Meilensteine in der Projektplanung

Bei einer Top-down-Planung werden als erstes die Meilensteine gesetzt und dieses Meilensteingerüst z.B. den untergeordneten Abteilungen als Vorgabe für die Projektplanung vorgelegt. Der Terminplan richtet sich dann nach den als Rahmenbedingungen geltenden Meilensteinen. Dies ist im Wesentlichen der von DIN 69901-2 und dem PMBOK Guide beschriebene Ansatz.

Meilensteine werden bei einer Bottom-up-Planung dort in den fertig gestellten Terminplan eingesetzt, wo die Abarbeitung der Arbeitspakete ein größeres Ergebnis zu Stande gebracht haben wird. Anhand dieser Meilensteine wird der Projektfortschritt gemessen und gegebenenfalls Entscheidungen über den weiteren Projektfortgang gefällt. Dies ist im Wesentlichen das von PRINCE2 beschriebene Vorgehen.

Bei einer rollenden Planung dienen die Meilensteine auch dazu, die Planungsabschnitte zu definieren. Um bei einer rollenden Planung ohne Verzug mit dem nächsten Planungsabschnitt fortfahren zu können, muss man den Projektplan immer mindestens bis zum übernächsten Meilenstein erstellen..

Meilensteine in der Überwachung

Meilensteine bzw. Meilensteinpläne erlauben eine schnelle und einfache Orientierung über den Projektablauf. Lenkungsausschuss und Führungskräfte orientieren sich deshalb in erster Linie an der zeitlichen und inhaltlichen Erfüllung von Meilensteinen. Damit eine Projektüberwachung mit Meilensteinen sinnvoll möglich ist, müssen bei der Projektplanung einerseits ausreichend viele Meilensteine definieren, so dass in nicht zu großen Abständen der Projektfortschritt einfach überprüft werden kann. Andererseits muss man ihre Zahl überschaubar halten, so dass effizientes Controlling möglich ist.

Eine traditionelle Methode der Projektüberwachung mit Meilensteinen ist die sogenannte Meilensteintrendanalyse. Die Meilensteintrendanalyse (MTA) – auch Meilensteintrenddiagramm (MTD) genannt – ist eine sehr einfaches und effektive Methode zur Überwachung des inhaltlichen Projektfortschrittes. Voraussetzungen sind die Definition einer ausreichenden Zahl aussagekräftiger Meilensteine und die regelmäßig Durchführung eines Projekttreffens (Jour Fixe), bei dem die Terminvereinbarungen überprüft werden.

Meilensteine in der Projektsteuerung

Es gibt vier Steuerungsmaßnahmen mit Meilensteinen:

Einen Meilenstein früher als ursprünglich geplant setzen, um das Projekt zu beschleunigen.
Einen Meilenstein später als ursprünglich geplant setzen, um Verzögerungen ausgleichen zu können.
Einen oder mehrere Meilensteine aus dem Projektplan entfernen, um mehr Freiheiten für die Aktualisierung des Terminplans zu gewinnen.
Einen oder mehrere Meilensteine zusätzlich in den Terminplan einfügen, um die Überwachung zu intensivieren und so Abweichungen früher erkennen zu können.

Die Steuerung mit Meilensteinen ist sehr grob und kann leicht zu unvorhergesehenen Nebenwirkungen führen, z.B. zur Änderung im Kostenbereich. Sie eignet sich deshalb in erster Linie als Schnittstelle zwischen miteinander in Verbindung stehenden Projekten oder zwischen Projekt und Programm-Management.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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