Projektstatusbericht

Was ist der Projektstatus?

Der Projektstatus ist ein Ergebnis des Projektcontrollings und kann in verschiedener Form dargestellt werden. Der aktuelle Stand des Projektes hinsichtlich der Abarbeitung der Arbeitspakete, des Verbrauchs an Einsatzmitteln und Finanzmitteln und der Terminsituation wird im Projektstatus beschrieben.

Weitverbreitet ist die sogenannte „Ampelfunktion“, bei der mit den drei Ampelfarben

  • grün, für „alles in Ordnung“,
  • gelb, für „Achtung, es besteht Handlungsbedarf“, und
  • rot, für „Alarm, der Projekterfolg ist gefährdet!“,

in prägnanter Weise der Projektstatus signalisiert wird. Feiner in der Ausdrucksweise ist die Verwendung von berechneten Kennzahlen wie dem SCI – Schedule Performance Index oder dem CPI – Cost Performance Index in der EVA – Earned Value Analyse.

Relativ unspezifisch, aber visuell aussagekräftig sind die Darstellung des Projektstatus in der Meilensteintrendanalyse und der Kostentrendanalyse.

.

Was ist der Projektstatusbericht?

Der Projektstatusbericht ist ein Dokument für das Projektcontrolling. In ihm wird der Projektstatus zu einem bestimmten Stichtag umfassend dokumentiert. Er sollte im wesentlichen aus einem inhaltlichen, einem organisatorischen und einem kaufmännischen Abschnitt bestehen.

Zweck des Projektstatusberichts ist die Vorlage beim Projektmanager, dem Auftraggeber, dem Lenkungsausschuss oder anderen Projektbeteiligten, um über den weiteren Fortgang des Projektes zu entscheiden. Auf Anforderung des Lenkungsausschusses oder des Auftraggebers wird eine Projektanalyse durchgeführt und der so ermittelte Projektstatus in einem eigenen Bericht, dem Projektstatusbericht ausführlich dargestellt und erläutert. Dies ist dann erforderlich, wenn durch Krisen der Projekterfolg gefährdet erscheint und eine Projektsanierung erforderlich ist.

.

Wann wird eine Projektstatusbericht erstellt?

Ein Projektstatusbericht kann erstellt werden:

  • bei Meilensteinentscheidungen / Stage Gates
  • zu vereinbarten (regelmäßigen) Terminen
  • auf besonderen Anlass hin (z.B. Projektanalyse)

Der Begriff des Projektstatusberichts sollte zurückhaltend eingesetzt werden. Nicht jedes Projektdokument, das Ergebnisse dokumentiert oder den Projektfortschritt beurteilt sollte zum Projektstatusbericht ernannt werden. Dies würde „echte“ Projektstatusberichte entwerten und ihre Wahrnehmung durch das Management reduzieren.

.

Hintergrund

Weder DIN noch PMBOK(R) Guide 2004 definieren den Projektstatus oder Projektstatusbericht.

.

Verwandte und weiterführende Begriffe

 

Share via