Projekttagebuch

Was ist ein Projekttagebuch?

Im Projekttagebuch (PTB) – auch Projekt-Log, Project-Logs, Projektlogbuch, Bautagebuch genannt – werden Projektereignisse in Form von chronologischen Kurznotizen festgehalten. Nach Art eines Logbuchs notiert der Projektmanager darin alle Vorkommnisse (z.B. Gesprächsergebnisse, Projektnachrichten, Projektrückmeldungen, …) und dokumentiert sie auf diese Weise für den späteren Gebrauch.

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Was ist der Zweck des Projekttagebuch?

Das Projekttagebuch dient als:

  • projektinterne Informationsquelle über alle wichtigen Projektereignisse und Projektentscheidungen. Damit ist der Projektmanager stets in der Lage, über das bisherige Projektgeschehen – auch im Detail – Auskunft zu geben. Außerdem können die Projektmitglieder sowohl für die restliche Projektlaufzeit als auch für Folgeprojekte die gemachten positiven wie negativen Erfahrungen nutzen. Das Projekttagebuch wird laufend fortgeschrieben und ist ein Ergebnisprodukt des Projektmanagements.
  • Instrument der Risikoreduktion bei Wechsel von Projektkernteammitgliedern.  In diesem Zusammenhang ist das Projekttagebuch ein wichtiges Mittel, um die Auswirkungen des Riskos „Der Projektleiter fällt aus“ zu minimieren.
  • Basis für das „Claim-Management“, sowohl um Nachforderungen gegenüber den anderen Projektbeteiligten zu begründen, als auch um Nachforderungen der anderen an einen selbst abzuwehren. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass es in einer Form geführt wird, die bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand hat. Z.B. muss gewährleistet sein, dass es nicht nachträglich manipuliert werden kann.
  • Basis zur Wissenssicherung. Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Es wird deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum Projekterfolg geführt haben. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von „Lessons Learned“ formuliert werden und diese Lerneinheiten Folgeprojekten zur Verfügung gestellt werden.

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Wer ist die Zielgruppe einer Projektagebuches?

Das Projekttagebuch ist ein Bestandteil einer Projektakte und somit ein Projektergebnisprodukt. Es steht als Teil der Projektakte bzw. des Project Workspaces allen Stakeholder in einem Projekt zur Verfügung.

Verantwortlich für die Führung und Bereitstellung eines Projekttagebuches ist der Projektmanager. Die Grundkonfiguration kommt i.d.R vom PM-Office.

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Was ist der Inhalt und die Struktur eines Projekttagebuch?

Der Inhalt sind Notizen zum Projektverlauf mit Kurzbeschreibungen, Bildern, Skizzen und Links zu weiterführenden Informationen.
Die Struktur ist in Form von chronologische Notizen vorgegeben. Je nach Tool können zu den Notizen zusätzlich Tag bzw. #Hashes vergeben werden und auch Diskussionsthreads beigefügt werden. Diese Klassifizierungs-Informationen dienen i.d.R. für Filter und Suchanfragen.

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Was ist die Form eines Projekttagebuch?

Das Projekttagebuch kann ein echtes, gebundenes Buch sein, eine zentrale Datei auf dem Projektserver oder eine eigens eingerichteter Service bzw. Funktion einer internet-basierenden Projektmanagement-Software.

Beispiele hierzu wären:

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Hintergründe

Im britischen Projektmanagementsystem PRINCE2 – „PRojects IN Controlled Environment“ ist das Projekttagebuch („Daily Log“) ein offizielles Projektdokument, allerdings ohne explizite formelle Anforderungen. Die Version PRINCE2:2009 wertet das Projekttagebuch deutlich auf und weist ihm eine wesentlich größere Bedeutung zu. Es dient nicht mehr nur als Notizbuch des Projektmanagers, sondern auch als Vorstufe für das Register offener Punkte und das Risikoregister.

Der Projektmanager legt bereits im Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ unmittelbar bei seiner Ernennung das Projekttagebuch an. Offene Punkte (PjIL - Issue Logs) und Risiken (PjRL - Risk Logs), die während dieses Prozesses, also vor Beginn des Projekts, erkannt werden, trägt der Projektmanager in das Projekttagebuch ein. Erst wenn das Register offener Punkte und das Risikoregister im Prozess „Initiieren eines Projekts“ angelegt werden, überträgt er die als wichtig erkannten offenen Punkte und Risiken in die entsprechenden Managementprodukte.

In der Baubranche wird das Projekttagebuch als sogenanntes Bautagebuch gem. HOAI und Gemäß der ÖNORM B 2110  bezeichnet. Das Bautagebuch dokumentiert den Verlauf des Hausbaus. Ein wesentlicher Treiber für diese Entwicklung war das Claims Management – die meisten Claims leiten sich aus Versäumnissen der Projektbeteiligten während des Projekts ab und diese sind am besten mit einem offiziellen Projekttagebuch nachweisbar.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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ScreenShoot zu webbasierten Projekttagebüchern

Screenshoot eines Projekttagebuches – Project-Logs auf dem Synology Chat Tool zur effizienten Erfassung mit Smartphone.
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