Projektmanagementsystem

Was ist ein Projektmanagementsystem?

Ein Projektmanagementsystem (PM-System, PjM-System) ist ein Managementsystem für alle Projekte einer Organisationen.
Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte und/oder Informationssysteme für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet.

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Was ist der Inhalt eines Projektmanagementsystems?

Die Struktur und der Umfang eines PM-System wird i.d.R vom PM-Office vorgegeben und i.d.R. in Form eines Projektmanagement-Handbuch (PM-HB) dokumentiert. Typische Bestandteile eines PM-Systems sind:

  • Einheitliche Begriffsdefinitionen (Glossar, Begriffsmodelle)
  • Beschreibungen des Projektmanagement-System Kontextes
  • Beschreibungen von Projektmanagement-System Produkte / Services
  • Beschreibungen von Projektmanagement-System Prozessen bzw. der Vorgehensmodelle je Projektart
  • Beschreibungen von Projektmanagement-System Rollen
  • Beschreibungen von Projektmanagement-System Tools
  • Definition der zu verwendenden Methoden und Werkzeuge
  • Regeln für Kommunikation, Informations- und Berichtswesen

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Wer ist die Zielgruppe des Projektmanagementsystems?

Das Projektmanagementsystem ist ein wichtiges Führungsinstrument für alle Stakeholder eines Projektes. Es betrifft alle Projektbeteiligten.

  • Accountabel: Leiter PM-Office ist Ergebnisverantwortlich für die Bereitstellung des Projektmanagementsystems.
  • Responsible: Projektauftraggeber und Projektleiter sind Verantwortlich für die Einhaltung des PM-Systems über den gesamten Lebenzyklus eines Projektes.
  • Consult: Projektmitglied – Projektteilnehmer nutzen das PM-System zur Oroientierung, zum Wissenstransfer und als Nachschlagewerk.
  • Inform: Projektbeteiligten  dient das PH-HB als zentrale Informationsquelle über das Projektmethodik.

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Hintergrund

Bei dem Wort „Managementsystem“ handelt es sich um ein Kofferwort aus „Management“ +„System“ und sollte im Deutschen eher als „System der Unternehmensführung“ verstanden bzw. interpretiert werden. Managementsysteme werden in Form von Organisationshandbüchern dokumentiert. Es enthält die für eine Organisation (Unternehmen, Institution usw.) allgemein gültigen und verbindlichen Regelungen, Vorschriften und Vorlagen. Beim Organisationshandbuch für Projektmanagement (PM-HB) werden die allgemein gültigen und verbindlichen Regelungen, Vorschriften und Vorlagen für die Fachdisziplin Projektmanagement beschrieben.

Ein Projektmanagementsystem ist eine Methode der Unternehmensführung, mit dem Ziel eines systematischen Projektmanagements, um Projekte erfolgreich und möglichst effizient durchzuführen. Durch einen geeigneten Auditierungsprozess wird sichergestellt, dass das PM-System kontinuierlich verbessert wird. Es ist mit einem Qualitäts- oder Konfigurationsmanagementsystem vergleichbar.

Die DIN 69901:2009-01 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme“ definiert in Teil 5: Begriffe, ein „Projektmanagementsystem“ als: „System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten„. Teil 1 der Norm beschreibt ausführlich die Eigenschaften und Elemente von Projektmanagementsystemen. Die DIN 69901:2009 kann in ihrer Gesamtheit als Grundlage eines PM-Systems angesehen werden.

Die DIN 69901:2009 zählt als wesentliche Eigenschaften eines PM-Systems auf:

  • Flexibilität, d.h. Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedingungen
  • Universalität, d.h. möglichst vielseitige Anwendbarkeit
  • Modularität, d.h. Möglichkeit, nur einzelne Bestandteile zu verwenden
  • Kompatibilität, d.h. Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Transparenz, d.h. Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Zusammenhängen für alle Beteiligten
  • Prävention, d.h. proaktive Prozesse haben Vorrang vor reaktiven Prozessen

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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