Projektlebenszyklus

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Was ist das Stage Gate Modell? – Solution Lifecycle als High-Level Phasenmodell

Das Stage Gate Konzept ist eine High-Level Phasenmodell, welches vereinfacht den gesamten Lebenszyklus von Lösungen beschreibt. Es bildet ein zentrales Rückgrat für Projekte und Investitionsvorhaben. Es gliedert den Lebenszyklus von Lösungen in drei Abschnitte:

  1. Abschnitt – Transform the Business schafft die Informations- und Entscheidungsgrundlagen für eine qualifizierte Entscheidung über die Beauftragung von Änderungen bei Lösungen. Dabei könne Ziele und Strategien, Produkte und/oder Prozesse, Rollen und Systeme, sowie weitere Elemente betroffen sein und eine Lösung beeinflussen. In diesem Abschnitt werden die Fragen Warum soll was in welchen Umfang.
  2. Abschnitt – Change the Business konzipiert die Lösungsänderungen, implementiert diese wie geplant und sorgt für eine reibungslose Einführung.
  3. Abschnitt – Run the Business sorgt für einen reibungslose Breitstellung, Betrieb sowie einer kontinuierlichen Verbesserung der Lösungen. Abhängig vom den Servicevereinbarungen könne Lösungen auch betreut und (vorbeugend) gewartet werden. In diesem Lebensabschnitt erfolgt auch ein Evaluierung der Lösung, die sogenannte Wirkungskontrolle (PRINCE2 spricht vom Nutzenrevisionsplan). Dabei wir überprüft, inwieweit die Planungs- und Entscheidungsprämissen eingetroffen sind und die Ursachen der Abweichungen analysiert.

 


Ein standardisierte Phasenmodell bildet das Rückgrat eines jeden Projektes. Diese High-Level Phasenmodell für alle Arten von Investitionen / Initiativen / Projekten schafft die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis der Projektbeteiligten betreffend des zeitlichen Projektablauf und der Entscheidungspunkte (Stage Gates). Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein mit einem Quality-Stage-Gate bestimmt, der den Entscheid zum weiteren Vorgehen hervorhebt. Diese Meilensteine entsprechen Quality Gates, an denen der Stand des Projekts und die Qualität der Liefergegenstände auf die 3Cs (Completeness-Correcteness-Consitency) überprüft werden. Das Phasenmodell bildet neben dem Qualitätsmanagement auch eine zentrale Grundlage für die finanzielle Steuerung des Projekts mittel Business Case. Bei Phasenfreigabe werden die Mittel (finanziell Ressourcen, personelle Ressourcen und Infrastruktur) für die nächste Phase durch den Auftraggeber freigegeben.

Die konsequente Anwendung des Phasenmodells ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Planung, Abwicklung und Steuerung eines Projektportfolios in einer Organisation. Einzelprojekte werden i.d.R. nach einem einheitlichen Phasenmodell in drei Abschnitten und 6 Phasen abgewickelt. Der Betrieb zählt nicht mehr zum Projekt.

 

Stage Gate Phasenmodell

 

Transform the Business

Jeder Lösungszyklus sollte mit dem Abschnitt Transform the Business starten. In diesem Abschnitt werden Antworten zu den Fragen: Warum und Wozu, dem Was bis Wann und Wieviel gesucht. Die Idee, der Bedarf (Demand) bzw. die Gelegenheit (Opportunity) wird beschrieben, analysiert, qualifiziert und diskutiert. Der Gelegenheits- und Bedarfsmanagement-Prozess ist im Stage-Gate Modell abgebildet und umfasst die Stages 0 bis 3. Dieser Teil des Solution Lifecycles beschäftigt sich mit der Beschreibung und Beurteilung sowie der qualifizierten Auswahl der „richtigen Investitionen und Projekte“. Ziel ist es, eine hohe Effektivität (= „die richtigen Dinge tun“) im Investitionsmanagement respektive bei den damit verbundenen Investitionen sicherzustellen.

  • Auslöser sind die von externen Stakeholdern (Kunden, Gesetzesgeber, Geschäftspartner, Mitbewerber) und internen Stakeholdern (Manager, Mitarbeiter) eingebrachten Investitionsanliegen in Form von Projektbegründung, Ideen, Bedürfnisse und/oder Gelegenheiten (Opportunities) .
  • Phase Discover- Stage 0: Diese Investitionsanliegen werden im Stage 0 (S0) in Form eines Investitionsantrages bzw. Projektantrag - Projektauftrag beschrieben, analysiert und klassifiziert. Im Gate 0 (G0) wird entschieden wie mit der Idee weiter verfahren wird. Bei größeren Vorhaben ist die Aufbereitung eines Strategic Business Case zweckmäßig.
  • Phase Define – Stage 1: Wenn das Investitionsanliegen bzw. die Projektidee weiterverfolgt werden, dann werden im Stage 1 (S1) eine Stakeholder-Analyse durchgeführt und die Business- aus auch die Stakeholder-Anforderungen der identifizierten Anspruchsgruppen gesammelt, beschrieben und in Form eines Grob-Lastenheft - Leistungsverzeichnis, Blueprints bzw. High Level Stakeholder-Requirements Spezifikation, Project Due Diligence genannt – dokumentiert. Dieses S1-Ergebnis bildet die Grundlage für die Erstellung von groben Lösungskonzepten und für die Abschätzung des Projektumfanges (Scope). Im Gate 1 (G1) wird beurteilt und entschieden ob die „Fachbereichs- und Stakeholder-Anforderungen“ ausreichend verstanden, geprüft und abgestimmt sind und ob grobe Lösungsoptionen aufbereitet wurden. Ganz nach dem Grundsatz: „Planen heißt denken in Alternativen“ ist die Aufbereitung von mind. drei Lösungsoptionen ratsam (realistisches, optimistisches und pessimistisches Szenario bzw. Alternative).
  • Phase Direct – Stage 2: Wenn die geprüften Anforderungen von den betroffenen Anspruchsgruppen und die Lösungsoptionen freigegeben werden, dann erfolgt im Stage 2 (S2) eine Machbarkeitsprüfung – auch Vorstudie, Vorprojekt, Feasibility-Study genannt – mit der Beschreibung des Investment Business Case. Diese Machbarkeitsstudie analysiert und beurteilt i.d.R.
    • (a) die technische Machbarkeit in Form eines technischen Grobkonzeptes,
    • (b) die kommerzielle Machbarkeit in Form eines Business Cases (Wirtschaftlichkeitsrechnung, Kosten-Nutzen-Rechnung, Investitionsrechnung, Nutzwertanalyse),
    • (c) die organisatorische Machbarkeit in Form von groben Projektplänen mit Abklärung der Ressourcenverfügbarkeit und
    • (d) die rechtliche Machbarkeit mit Abklärung von rechtlichen Aspekten.

Diese „Sorgfaltsprüfungen“ (Project Due Diligence) unterstützen die Entscheidungsträger im Gate 2 (G2) eine nachvollziehbare und qualifizierte Entscheidung treffen zu können. Wenn die Projektidee alle Gates positiv passiert, dann wird die Idee in die sogenannte Projekt-Pipeline für die Bearbeitung der weiteren Stages aufgenommen. Der optimale Start der weiteren Stages wird im Projektportfolio-Management geplant entschieden. Dieser ist i.d.R. abhängig von der Verfügbarkeit und Kapazität der Ressourcen.

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Change the Business

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Run the Business

 

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