Projekthandbuch

Was ist ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch (kurz PHB, Projektplan, Projektbasisplan, project handbook, project plan) ist eine zentrales Ergebnisdokument von Projektmanagement über den gesamten Projektlebenszyklus einer einzelnen, temporären Initiative für alle Stakeholder eines Projektes. Gemäß DIN 69905 ist ein Projekthandbuch (PHB) die „Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen“. Als übergeordnete Vorgabe für alle Projekte dient dabei das Projektmanagement-Handbuch. Im Gegensatz zu einem PM-Handbuch enthält das Projekthandbuch also die speziellen für das betrachtete Projekt geltenden Vereinbarungen und ergänzt gegebenenfalls das PM-Handbuch. Im Projekthandbuch finden sich zentral alle wichtigen Informationen zum spezifischen Projekt. Hierbei soll auf Wiederholungen aus dem PM-Handbuch verzichtet werden und stattdessen referenziert werden. Das Projekthandbuch ist ein „lebendes Dokument“, das während des Projektes bei Bedarf erweitert und aktualisiert wird.

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Was ist der Nutze des Projekthandbuches?

Ein Projekthandbuch bringt für alle Stakeholder – Anspruchsgruppen einen Nutzen, wenn:

  • die relevanten Projektinformation für das Einzelprojekt vollständig, richtig und konsistent sowie aktuell dokumentiert werden.
  • das PHB über den gesamten Projektlebenszyklus Auskunft und jederzeit Einsicht über den Status des Projektes liefert.
  • eine konsistente PHB-Struktur bei allen Projekten beibehalten wird, um sich rascher zu recht zu finden.

 

Wer ist die Zielgruppe eines Projekthandbuches?

Das Projekthandbuch ist eine zentrales Ergebnisdokument für alle Stakeholder eines Projektes.

  • Accountabel: Projektauftraggeber ist Ergebnisverantwortlich für das Projekthandbuch.
  • Responsible: Projektleiter – Projektmanager ist Durchfürhungsverantwortlich. Er erstellt und pflegt das PHB über den gesamten Lebenzyklus eines Projektes.
  • Consult: Projektmitglied – Projektteilnehmer tragen zur Erstellung und Pflege des PHB bei und nutzen dieses als zentrales Projektdokument.
  • Inform: Projektmanagement-Office, Stakeholder – Anspruchsgruppen dient das PHB als zentrale Informationsquelle über das Projekt.

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Was ist der Inhalt eines Projekthandbuches?

Der Aufbau und der Umfang eines PHB kann von Organisation zu Organisation stark abweichen. Daher ist es aus unserer Sicht zweckmässig den Inhalt und die Form eines PHB unternehmensweit durch ein Projektmanagement-Office vorzugeben. In dieser Hinsicht ist ein Projekthandbuch die Anwendung der im Projektmanagement-Handbuch (PM-HB) beschriebenen Verfahren und Methoden auf ein einzelnes Projekt. Abweichungen von Projektmanagement-Standard sind jedenfalls im PHB zu dokumentieren und zu begründen.

Das PHB beinhaltet und fasst die wesentlichen Ergebnisse jeder Projektphase zusammen.

  1. Phase – Projetinitiierung  beinhaltet relevante Projektinformationen wie etwa:
    • Bezug auf die Projektstandards in einem Unternehmen: Projektmanagement-Handbuch – project management guidlines
      • Projektdokumentationsrichtlinien
      • Projektkommunikationsrichtlinien
      • Projektcontrollingrichtlinien
      • Projektinfrastruktur (Collaboration Tools,
    • Projektstakeholderverzeichnis führt alle identifizierten Anspruchsgruppen auf, identifiziert Vertreter und deren Anforderungen und Befürchtungen.
    • Projektauftrag ist ein Ergebnisdokument aus der Phase Projektdefinition, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von Projektauftraggeber und/oder Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und nominiert, die Projektziel verabschiedet und das Projektbudget freigegeben. Ein Project Scope Statement ist eine anschauliche Beschreibung von Projektinhalt und –umfang einschließlich der wichtigsten Liefergegenstände, Projektziele, Projektannahmen, Projektbeschränkungen und einer Leistungsbeschreibung, die eine schriftliche Grundlage zur zukünftigen Entscheidungsfindung im Projekt darstellt und der Bestätigung oder Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses des Projektinhalts  und –umfangs unter den Stakeholdern dient. Die Definition von Projektinhalt und –umfang – was erreicht werden muss.
  2. Phase – Projektplanung umfasst die Dokumentation des Projektplan mit alle seinen Teilpläne eines Projektes.
  3. Phase – Projektausführung
  4. Phase – Projektkontrolle und -steuerung (Projektcontrolling) umfasst einen Verweise auf Projektinformation
  5. Phase – Projektabschluss umfasst den Projektabschlussbericht, das Projektabnahmeprotokoll (project acceptance records) sowie den Projekterfahrungsbericht.

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Hintergrund

In der PMI-Nomenklatur wird der Begriff Projektmanagementplan (Project Management Plan) verwendet. Ein formelles genehmigtes Dokument, in dem definiert ist, wie das (Einzel-)Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Es kann in zusammengefasster Form oder detailliert sein und einen oder mehrere Managementteilpläne oder andere Planungsdokumente beinhalten. Das PHB beinhaltet und fasst die wesentlichen Ergebnisse jeder Phase zusammen.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

 

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