Projekterfahrungsbericht

Was ist ein Projekterfahrungsbericht? – lessons learned

Der Projekterfahrungsbericht (PEB) dient zum emotionalen Projektabschuß bzw. zur Dokumentation von Erkenntnissen und Erfahrungen. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen („lessons learned„) an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können.

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Was ist der Nutzen eines Projekterfahrungsbericht?

Der Projekterfahrungsbericht hat für das Projektteam, den Projektauftraggeber und dem Projektlenkungsausschuß einen Nutzen, wenn:

  • alle Erfahrungsbeiträge gesammelt werden, die relevanten Punkte ausgewählt, strukturiert und in einer für die Weitergabe sinnvollen Art aufbereitet.
  • die identifizierten und priorisierten Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden
  • die Ergebnisse aus den lessons learned auch den Projektteilnehmer kommuniziert werden.

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Wer ist die Zielgruppe eines Projekterfahrungsberichtes?

Der Projekterfahrungsbericht dient dem Projektteam und dem PM-Office als Informationsquelle für die kontinuierliche Verbesserung. Er ist auch Bestandteil des Wissensmanagement.

  • Accountabel: Projektauftraggeber ist ergebnisverantwortlich
  • Responsible: Projektleiter
  • Consult: Projektteam
  • Inform: Projektmanagement-Office; Projektlenkungsausschuß, Wissensmanagement-Beauftragter, Qualitätsmanager.

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Beschreibung

Der Erfahrungsbericht eines Projekts dokumentiert alle neuen positiven und negativen Erkenntnisse, die Projektbeteiligte während des Projektablaufs gewonnen haben. Dies können Erkenntnisse sowohl hinsichtlich der Gestaltung des Projektmanagements als auch hinsichtlich des Projektgegenstands sein. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen (auch: „lessons learned“) an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können.

Lessons Learned sind gewonnene Erkenntnisse, neues Wissen oder Erfahrungen, die während der Arbeit an einem Projekt entstehen, sowie deren Dokumentation. Der innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. Wenn sie eine solche neue Erkenntnis in geeigneter Weise dokumentieren, wird sie zum Erfahrungswert bzw. zur „Lessons Learned“.

Lessons Learned können sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen abgeleitet werden und beschreiben dementsprechend Optimierungsmöglichkeiten oder Risiken.

Neue Projekte können unter anderem bei folgenden Punkten von den Erfahrungen bereits durchgeführter Projekte profitieren:

  • Präzisere Aufwandsschätzungen z.B. durch Erfahrungen mit Schätzmethoden.
  • Effektivere Gestaltung der Projektorganisation z.B. aus Erfahrungen mit Entscheidungsfindungen
  • Verbessertes Risikomanagement z.B. aus Erfahrungen mit eingetretenen Risiken
  • Verbessertes Qualitätsmanagement z.B. aus Erfahrungen mit Testverfahren
  • Zuverlässigere Terminplanung z.B. aus Erfahrungen mit verspäteten Zulieferungen
  • Genauere Budgetplanung z.B. aus Erfahrungen mit typischen Kostenentwicklungen
  • Verbesserte technische Lösungen z.B. aus Erfahrungen mit neuer Technik

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Hintergrund

Formalisiert ist der Erfahrungsbericht bei PRINCE2 als ein Ergebnis des Prozesses „Projekt bewerten“. Dabei werden aus dem Erfahrungsprotokoll, in dem während des Projekts laufend alle Erfahrungsbeiträge gesammelt werden, die relevanten Punkte ausgewählt, strukturiert und in einer für die Weitergabe sinnvollen Art aufbereitet. Der Lenkungsausschuss des Projekts gibt den Erfahrungsbericht im Prozess „Projektabschluss bestätigen“ frei und entscheidet, an welche Projektbeteiligte er übermittelt wird. Die obligatorische Führung eines Erfahrungsprotokolls und Erstellung eines Erfahrungsberichts bei PRINCE2 sorgt zwar für die Dokumentation der Projekterfahrungen, allerdings versäumt es PRINCE2, das Einholen bestehender Erfahrungen zu Beginn eines Projekts explizit einzufordern.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

 

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