Projektdokumentation

Was bedeutet Projektdokumentation?

Die Projektdokumentation ist nach DIN 69901-5  „die Gesamtheit alles relevanten Dokumente, die in oder aus einem Projekt entstehen, Verwendung und Anwendung finden oder anderen Bezug zum Projekt haben“.

  • Der Begriff Projektdokumentation dient als übergeordnete Bezeichnung für alle Dokumente und Daten (Content), die im Rahmen von Projekten erstellt werden. Die Projektdokumentation umfasst die Zusammenfassung und die Archivierung aller Projektunterlagen und -Daten aller Projekte. Damit kann eine umfassende Informationsversorgung und Informationsverwaltung über alle Projekte sichergestellt werden.
  • Die Projektdokumentation des operativen Projektmanagements besteht wiederum aus einzelnen Projektakten.
    • Projektmanagement-Handbuch enthält verbindliche Vorgaben für das Projektmanagement in Organisationen, nach denen Einzelprojekte durchzuführen sind.
    • Projektakte für Projekt xxx. Für jedes Einzelprojekt ist eine gesonderter Projektakt (project files) einzurichten und zu pflegen. Projektakten bezeichnen die Zusammenstellung aller auf ein Projekt bezogene Dokumente. Hierbei wird weiter unterschieden zwischen Dokumente des Projektmanagement und Ergebnisdokumente des Projektes (in Anlehnung an PRINCE2) und in Projektgrundlagen (in Anlehnung an DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten).
    • Projektakt für Projekt xyz
    • Projektakt für Projekt …
PM-Dokumentationsstruktur für operatives PM (Status 2018-07)

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Hintergrund

Projektdokumentation kann auch umfassender Verstanden werden und neben dem operativen Projektmanagement auch die PM-Ergebnistypen des strategischen und des normativen Projektmanagements umfassen.

Im PMBoK - Project Management Body of Knowledge Guide 2000 wird als Ergebnis des Projektabschlusses eine vollständige und strukturierte Sammlung von Projektdokumenten gefordert, die mit „project archives“ bezeichnet wird. Eingang darin finden insbesondere die „product documentation“ und die „performance measurement documentation“. Der PMBOK(R) Guide 2004 kennt den eigenen Prozess „Close Project“, zu dessen Ergebnissen die Projektakte (project files), Dokumente über den offiziellen Abschluss des Projekts (Project Closure Documents) und Erfahrungsdokumentationen gehören.

PRINCE2 unterscheidet bei den Projektprodukt nach Prince2 in Projektmanagementdokumente und Ergebnisdokumente (Spezialprodukte).

An dieser Stelle sei auch auf die Prüfanforderungen bei einem Projektaudit nach DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 – Standards zur Prüfung von Projekten hingewiesen. Der Standard beschreibt Art, Inhalt und Umfang einer Projektrevision mit dem Schwerpunkt Projektmanagementrevision.  Eine Projektrevision ist eine Revision, die die Prüfung von Projekten im Hinblick auf das Projektmanagement, den Business Case oder die fachlichen Anforderungen und ihre Umsetzung zum Gegenstand hat. Die Prüfgebiete in Projekten lassen sich anhand der nachfolgenden Grafik veranschaulichen:

Der Inhalt einer Projekt Management Revision ist die Untersuchung der Organisation, der Prozesse und der Produkte des Projekt – und Portfoliomanagements.
Der Inhalt einer Business Case Revision ist die Untersuchung der Prozesse zur Erstellung des Business Case eines Projektes oder die Beurteilung des Business Case selbst.
Der Inhalt einer Revision der fachlichen Anforderungen ist die Untersuchung der fachlichen Anforderungen des Projekts sowie deren Umsetzung im Rahmen der Projektarbeit (sog. „Spezialistenprodukte“).

 

Projekthandbuch, Projektberichte, Projektprotokolle, Projektpräsentationen, Projektabschlussbericht sowie Lastenhefte und Pflichtenheft gehören zur Projektdokumentation. Z.B.: im Vorgehensmodell für Bauprojekte, der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) wird der Projektdokumentation eine eigene Phase gewidmet.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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