Projektberichte

Was sind Projektberichte? –an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis gerichtete Darstellung über Entwicklung und Stand eines Projektes

Projektberichte sind Hauptbestandteil der Projektdokumentation und oftmals Grundlage für Entscheidungen über Fortgang oder Abbruch des Projektes.

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Was ist der Nutzen von Projektberichte?

Die Projektberichte – auch Project Reports, Project Records, Project Files genannt – hat für die Projektmitglieder – Projektteilnehmer – Projektteam, das Projektmanagement-Office und den Projektleiter sowie einzelne Stakeholder dann einen Nutzen, wenn:

  • die Projektberichte vollständig, richtig und zeitnahe vorliege sowie einfach zugänglich sind,
  • die Projektdokumentationsrichtlinien und
  • die Projektkommunikationsrichtlinien eingehalten werden.

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Hintergrund

Die schlichte Definition der DIN 69901 als „an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis gerichtete Darstellung über Entwicklung und Stand eines Projektes“ täuscht über die Bedeutung von Projektberichten hinweg. Ein Projektbericht enthält mindestens einen technischen und einen wirtschaftlichen Teil, ggf. auch einen organisatorischen.

Meist sind Projektberichte in einer vorgegebenen Frequenz – zeitgesteuert – (z.B. monatlich) zu erstellen.
Aus gegebenen Anlass – ereignisgesteuert – kann aber auch durch den Lenkungsausschuss, den Auftraggeber oder die Geschäftsführung ein zusätzlicher Projektbericht angefordert werden.

Je nach Intention der Darstellung kann von :

  • einem Projektfortschrittsbericht (kuru PFB) zeigt die Entwicklungen des Projektes seit dem letzten Bericht auf, oder
  • einem Projektstatusbericht (kurz PSB) liefert eine kompakte Darstellung des bis zum Berichtszeitpunkt erreichten Standes,
  • einem PAB - Projektabschlussbericht. Eine Projektabschlussbericht ist die Bilanz des Projekts. Er enthält nach DIN 69901 die zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“. Der wirtschaftliche Teil besteht in einer Projektnachkalkulation, in der die tatsächlichen Kosten und Aufwände in Abstimmung mit der Buchhaltung zusammengetragen werden. Inhaltlich stellt der Projektabschlussbericht das erreichte Ergebnis und die erfolgreichen Lösungswege dar. Er richtet sich in erster Linie an den Auftraggeber.
  • einem PEB - Projekterfahrungsbericht (auch lessons learned). Eine eigene Dokumentation der Projekterfahrungen stellen die sogenannten „Lessons Learned“ dar. Hier werden einzelne Erfahrungen in Form von Informationseinheiten dokumentiert und unabhängig vom jeweiligen Projekt dem Wissensmanagement des Unternehmens zur Verfügung gestellt.
  • einem Projektauditbericht. Die Projektanalyse – Projektaudit ist die Überprüfung und Bewertung eines Projekts durch eine neutrale Instanz hinsichtlich erzielter Ergebnisse und Qualität der Projektdurchführung.
    einem Projektreviewbericht gesprochen werden. Das Projektreview hat den Business Case und/oder die fachlichen Anforderungen und ihre Umsetzung zum Gegenstand der Projektprüfung.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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