Projektantrag – Projektauftrag

Was ist eine Projektauftrag? – Antrag auf Projektgründung

Ein Projektauftrag (Project Charter, PA, PjA) ist ein wesentliches Ergebnisdokument des Projektmanagements aus der Phase Projektdefinition, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der vom Projektauftraggeber geprüfte und freigegebene Projektantrag wird zum Projektauftrag zur Projektplanung und autorisiert somit die nächste Phase Projektplanung. Ein signierter Projektantrag wird zum Projektauftrag.

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Was ist der Nutzen eines Projektauftrag?

Der Projektauftrag hat für den Projektleiter – Projektmanager und die Stakeholder – Anspruchsgruppen dann einen Nutzen, wenn:

  • die Projektauslöser / Projektursachen
  • der Projektnutzen (t´z.B. in Form eines Business Case)
  • die SMARTen-Projektziele
  • die Projektergebnisse und erwarteten Liefergegenstand – Deliverables
  • die Projektorganisation
  • das Projektbudget
  • die Projektrisiken

vollständig, richtig und verständlich sowie konsistent formuliert und dokumentiert wurden.

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Wer ist die Zielgruppe eines Projektauftrag?

Der Projektauftrag dient dem Projektteam als wesentliche Informationsquelle.

  • Accountabel: Projektauftraggeber ist ergebnisverantwortlich für den Projektauftrag
  • Responsible: Projektauftraggeber, potentieller Projektleiter – Projektmanager
  • Consult: potentielle Stakeholder – Anspruchsgruppen
  • Inform: Projektmanagement-Office, potentielles Projektteam

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Hintergrund

Der Projektauftrag ist Teil des Umfangmanagements und wird in der Regel von Projektauftraggeber (Project Owner) und/oder Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter (Project Manager) nominiert, die Projektziel formuliert und verabschiedet sowie das Projektbudget für die nächste Phase freigegeben.

Ein Projektauftrag der formell noch nicht freigegeben ist, wird als Projektantrag bezeichnet.
Der Projektauftrag ist ein Inhaltselement im Projekthandbuch.
Spätere Änderungen zum Projektauftrag sind in Form von Projektänderungsauftrag (Project Change Requests, RfC) einzubringen.

Bei großen Projekten kann es auch phasenbezogene Projektaufträge geben:

  1. Projektauftrag zur Projektplanung  –> Projektabnahme für den Projektplan – Basisplan – Baseline
  2. Projektauftrag zur Projektausführung  — > Projektabnahme für den die Übergabe/Übernahme
  3. Projektauftrag zum Projektabschluss –> Projektabnahme für den Projektabschluss.

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Weiter kann es bei komplexen Projekten auch ein zusätzliches  Project Scope Statement geben. Dieses ist eine anschauliche Beschreibung von Projektinhalt und –umfangs einschließlich der wichtigsten Liefergegenstände, Projektziele, Projektannahmen, Projektbeschränkungen und einer Leistungsbeschreibung, die eine schriftliche Grundlage zur zukünftigen Entscheidungsfindung im Projekt darstellt und der Bestätigung oder Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses des Projektinhalts und –umfangs unter den Stakeholdern dient. Die Definition von Projektinhalt und –umfang – was erreicht werden muss.

Der Projektantrag ist nach DIN 69905 der „Antrag auf Projektgründung„, d.h. auf den Beschluss, das benannte Projekt durchzuführen. Bestandteile eines solchen Antrags sind in der Regel die Benennung des Projektziels, der Laufzeit, der Projektkosten und des angestrebten Nutzens. Die Ausführlichkeit eines Projektantrages hängt von den Forderungen des Entscheidungsgremiums ab. Im allgemeinen gehen einem Projektantrag Verhandlungen mit allen Projektbeteiligten voraus. Wenn mehrere natürliche oder juristische Personen einen Projektantrag stellen, wird in der Regel eine Person oder Institution federführend den Antrag stellen und vertreten. Die anderen Beteiligten binden sich an die Stellung des Antrages und seine anschließende Durchführung entweder durch Kooperationsverträge mit dem Antragsteller oder durch Beteiligungszusagen ein. Für eine erfolgreiche Antragstellung ist die eindeutige Klärung von Zuständigkeiten unbedingt erforderlich. Antragsteller und Entscheider müssen ihre Vertreter persönlich benennen, der Projektantrag selbst muss stets von der obersten Führungsperson der antragstellenden Organisationseinheit unterzeichnet werden. Das Bewilligungs- / Genehmigungsverfahren besteht oftmals aus mehreren Stufen, zumindest jedoch aus einer inhaltlichen und einer wirtschaftlichen Projektanalyse, z.B. einer ausführlichen Nutzwertanalyse.

Mit dem Projektantrag beginnt der Projektlebenszyklus. Falls mehrere Projektanträge um begrenzte Mittel konkurrieren, ist es Aufgabe des Projektportfolio-Managements bzw. des Projektmanagement-Office, diese zu bewerten und die im Sinne der Unternehmensstrategie wichtigsten Projekte zu identifizieren.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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