Projektraum – Project Workspace

Was ist eine Project-Workspace?

Der Project Workspace (PWS) – auch virtueller Projektraum, Project Room, ProjectWorkspace, Projektarbeitsumgebung, Projektserver oder auch elektronische Projektakte genannt – ist ein geschlossenes Informationssystem für aller Projektmitarbeiter. Es dient der Projektdokumentation, der Projektkoordination und der Projektkommuikation sowie der Projektzusammenarbeit im Projektteam (3Cs – Communicate-Coordinate-Collaborate).

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Was ist der Zweck eines Project Workspaces?

Der Projektraum dient als:

  • zentrales Werkzeuge für die Projektakte. Der Project Workspace stellt den zentralen „Hub“ für die im Projekt relevanten Informationsobjekte dar. So werden zB. Projektdokumente zum Leistungsnachweis, Projektkalender, Projektkontakte, Projektnews, Projekttagebuch, Projektzeit- und aufwandserfassung für den Aufwandsnachweis, Projektdiskussionsforen, Projektbilder, … usw. zur Verfügung gestellt.
  • projektinterne Informationsquelle und -senke für alle Projektinformationen und Projektdokumente. Damit ist der Projektmanager stets in der Lage, über das bisherige Projektgeschehen – auch im Detail – Auskunft zu geben. Außerdem können die Projektmitglieder sowohl für die restliche Projektlaufzeit als auch für Folgeprojekte die gemachten positiven wie negativen Erfahrungen nutzen. Der Projekt-Workspace wird laufend fortgeschrieben und ist ein Ergebnisprodukt des Projektmanagements.
  • Basis zur Projektkommunikation und Projektwissenssicherung. Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Es wird deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum Projekterfolg geführt haben. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von „Lessons Learned“ formuliert werden und diese Lerneinheiten Folgeprojekten zur Verfügung gestellt werden.

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Wer ist die Zielgruppe einen Project Workspaces?

Der Projektraum bildet eine elektronische Projektakte ab. Der Projektraum als zentrales Projektinformationssysytem steht somit für alle Stakeholder in einem Projekt zur Verfügung.

Verantwortlich für die Führung und Bereitstellung einer Projektakte und somit eines Projektraum ist der Projektmanager. Die Grundkonfiguration udn Vorgaben der Struktur werden i.d.R. vom ProjectOffice vorgegeben.

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Verwandte und weiterführende Begriffe und Links

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ScreenShoot zu webbasierten Project Workspaces

Screenshoot des Muster platinus Project Workspace auf MS Sharepoint Basis

 

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