PRINCE2 – „PRojects IN Controlled Environment“

Hintergrund

PRINCE2® – „PRojects IN Controlled Environment“-  ist ein vollständiges  Projektmanagementsystem, bestehend aus Prozessdokumentation, Prozessspezifikationen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen und Methoden. PRINCE2® ist Teil des sog. Best Management Practice Portfolio Großbritanniens und wird seit Januar 2014 vom britischen Unternehmen Axelos Ltd. herausgegeben und weiterentwickelt.

Eine Besonderheit von PRINCE2 ist die Ausrichtung des Projekts auf einen BC - Business Case und die Überprüfung des Projektfortschrittes auf dessen Verwirklichung hin. PRINCE2 fordert damit eine unternehmerische Sicht auf das Projekt mit expliziter Kosten-Nutzen-AnalysePRINCE2 als Vorgehensmodell ist urheberrechtlich geschützt, darf aber lizenzfrei eingesetzt werden.

.

Elemente und Aufbau von PRINCE2

PRINCE2 stellt Methoden und Elemente des Projektmanagements zu definierten Phasen und Prozessen zusammen. Im Vergleich zum PMBOK® Guide konkretisiert es damit das allgemeine Wissen zu Handlungsanleitungen. PRINCE2 besteht aus vier integrierten Bausteinen:

  • 7 Grundprinzipien

  • 7 Prozesse

  • 7 Themen

  • Anpassung an die Projektumgebung

.

7 Grundprinzipien

  1. Auslöser – Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Das Projekt braucht einen berechtigten Grund bzw. Auslöser für seinen Start und es muss fortwährend gewährleistet sein, dass dieses Projekt einen dokumentierten und genehmigten erwarteten Nutzen hat.
  2. Produktorientierung bzw. Ergebnisorientierung. Ein PRINCE2-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen liegt.
  3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. In einem Projekt benötigt es definierte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind.
  4. Steuern über Managementphasen.  Die Planung, Überwachung und Steuerung ist nach Phasen gegliedert.
  5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip. Für jedes Projektziel werden bestimmte Toleranzen definiert, die den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen.
  6. Anpassen an die Projektumgebung Das Projektmanagementsystem wird für jedes Unternehmen und teilweise sogar für jedes Projekt angepasst, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit und des Risikos eingehen zu können.
  7. Lernen aus Erfahrungen. Erfahrungen aus anderen Projekten oder anderen Quellen werden gezielt mit aufgenommen und die gesammelten Erfahrungen im laufenden Projekt festgehalten. Daher spielt das Projektwissensmanagement eine wichtige Rolle.

.

7 PM-Prozessgruppen

Das Projektmanagement nach PRINCE2 folgt einem prozessbasierten Ansatz. Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die auf die Erreichung eines bestimmten Ziels gerichtet ist. In einem Prozess wird ein definierter Input in einen definierten Output umgewandelt. Die insgesamt sieben Prozesse in PRINCE2 definieren die für das erfolgreiche Lenken, Managen und Liefern eines Projekts notwendigen Aktivitäten. Das PRINCE2-Prozessmodell in der Version 2009 umfasst 7 Prozesse:

  1. Starting up a Project (Vorbereiten eines Projekts)
  2. Initiating a Project (Initiieren eines Projekts)
  3. Directing a Project(Lenken eines Projects)
  4. Controlling a Stage (Steuern einer Phase)
  5. Managing Product Delivery (Managen der Produktlieferung)
  6. Managing a Stage Boundary (Managen eines Phasenübergangs)
  7. Closing a Project (Abschließen eines Projekts)

.

7 PM-Themen – Wissensgebiete

Neben den Prozessen werden die Inhalte des Projektmanagements in sieben, sog. „Themen“ gegliedert. Diese Themen entsprechen den Wissensgebieten (Knowledge Areas) des PMBOK von PMI. Diese Wissensbereiche werden bei der Projektdurchführung kontinuierlich behandelt und angepasst. Die sieben Themen sind im einzelnen:

  • WARUM machen wir das Projekt?  – Business Case (Business Case): Am Anfang des Projekts steht eine Gelegenheit (Opportunity), Anforderung (Requirement), Bedürfnis (Demand), Zwang und/oder Idee, von der man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation erhofft. Das Thema „Business Case“ zeigt, wie die Idee zu einem lohnenden und durchführbaren Investitionsvorhaben für die Organisation entwickelt und sichergestellt werden kann, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt. siehe auch: Business case development process.
  • WER ist am Projekte beteiligt? – Projektorganisation (Organization): Die Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, muss die anfallenden Arbeiten an Personen delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind in der Regel bereichsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation in der Regel für Projekte ungeeignet sind. Das Thema „Projektorganisation“ beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im PRINCE2-Managementteam, das befristet für das effektive Management des Projekts eingerichtet wird.
  • WAS bekommt der Auftraggeber vom Projekt? – Qualität (Quality): Das Thema „Qualität“ erläutert, wie die ersten Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Teilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte erfüllen müssen – und wie das Projektmanagement sicherstellen wird, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden.
  • WIE, WANN, WIEVIEL, … Projektpläne (Plans): PRINCE2-Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Das Thema „Pläne“ beschreibt als Ergänzung zum Thema „Qualität“ die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden PRINCE2-Techniken. In PRINCE2 werden Pläne an die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst. Während der gesamten Projektlaufzeit sind sie die Richtschnur für die Kommunikation und Steuerung.
  • WAS ist, WENN was passiert? – Projektrisiken (Risk): Mit Projekten sind üblicherweise mehr Risiken verbunden als mit normalen betrieblichen Abläufen. Das Thema „Risiken“ beschäftigt sich damit, wie das Projektmanagement mit den Unsicherheiten in Plänen und der sonstigen Projektumgebung umgeht.
  • WENN sich was ändert, DANN hat das Auswirkungen auf? – Projektänderungen (Project Change): Dieses Thema beschreibt, wie das Projektmanagement offene Punkte bewertet und behandelt, die potenziell Auswirkungen auf das Projekt haben können (insbesondere auf dessen Pläne und fertiggestellte Produkte). Offene Punkte können unerwartete allgemeine Probleme, Änderungsanträge und Qualitätsfehler sein.
  • WO stehen wir im Verlauf des Projektes? – Projektfortschritt (Project Progress): Gegenstand dieses Themas ist die fortlaufende Kontrolle der Durchführbarkeit der Pläne. Es beschreibt den Entscheidungsprozess für die Freigabe von Plänen, die Beobachtung der tatsächlich erzielten Ergebnisse und den Eskalationsprozess für den Fall, dass Ereignisse nicht nach Plan laufen. Im Endeffekt wird im Thema „Fortschritt“ festgestellt, ob und wie das Projekt fortgeführt werden soll.

 

Stakeholderbereiche

PRINCE2 hebt drei Gruppen von primären Stakeholdern bzw. Intressensgruppen, die i.d.R. im Project Board vertreten sein sollten.

  • Executive – Business Interests: Der Projektauftraggeber ist entscheidende Autorität innerhalb des Projekts und Eigentümer des Business Cases. Dies Gruppe hat den Projektauftrag und den Business Case zu vertreten. „There must be a Business Case; otherwise the project cannot (should not) start. They keep asking the question: Is this project value for money?”
  • Senior User – User Interests: Der Benutzervertreter vertritt die Interessen der späteren Anwender des Projektergebnisses. Diese Gruppe ist für den Nutzen des gelieferten Projektproduktes zuständig. „Users need to be represented on the Project Board to make sure that the correct products are produced and to the agreed quality level. The Senior User role will represent the User interests on the Project Board.“
  • Senior Supplier – Supplier Interests: Der Lieferantenvertreter vertritt die Interessen der Ersteller der Projektprodukte. Diese Gruppe stellt die Ressourcen und Fähigkeiten zur Lieferung des Produktes zur Verfügung. „The Supplier provides the resources and the skills to create the products.“

https://i1.wp.com/pm.platinus.at/wp-content/uploads/2016/08/prince2-Three-Project-Interests.png?w=1170

.

Projektorganisationsebene

PRINCE2 unterscheidet 4 Ebenen in der „Project Management structure/project organization“

  • Corporate or Program Management Level (Betrachtet ALLE Projekte)
  • Direction Level – Project Board „they make the dicision“
  • Managing Level – Project Manager „day to day runs the project“
  • Delivery Level – Project Team Manager „create the product“

.

Projektteamstruktur

Neben dem Projektleiter – Projektmanager weist PRINCE2 vor allem dem Project Board eine besondere Rolle zu, das in etwa einem Lenkungsausschuss entspricht. Im Project Board müssen Vertreter aller Personengruppen sein, die am Projekt beteiligt sind und ihre eigenen Interessen an ihm und seinen Ergebnissen haben.

  • Mitglieder des Project Boards / Projektlenkungsausschuß
    • Executive – Projektauftraggeber
    • Senior User – Projektsponsoren
    • Senior Supplier – Projektauftragnehmer: The Senior Supplier Role represents the interests of those designing, developing, facilitating and implementing the project’s products. They provide supplier resources to the project and ensure that the right people, tools, equipment and knowledge are in place, and that the products will meet the expected criteria, including quality criteria.

https://i0.wp.com/pm.platinus.at/wp-content/uploads/2016/08/prince2-Project-Team-Structure.png?w=1170

 

 

  • Project Manager / Projektleiter – Projektmanager
  • Team Manager
  • Project Assurance
    • Business Assurance / Projekt-Controller
    • User Assurance / Projektabnehmer
    • Supplier Assurance / Projektqualitätsmanager

https://i1.wp.com/pm.platinus.at/wp-content/uploads/2016/08/prince2-Project-Team-Structure-QA.png?w=1170

 

  • Project Support
    • Administrative services / Projekt-Assistent, Projekttool-Administrator
    • Risk management services / Projektrisikomanager
    • Configuration management services / Projektwissensmanager
  • Change Authority: Change Authority is a person or group to which the Project Board may delegate responsibility for the consideration of requests for change or off-specifications and this role is part of the Project Management Team. The Change Authority may be given a change budget and can approve changes within that budget.

https://i1.wp.com/pm.platinus.at/wp-content/uploads/2016/08/prince2-Project-Team-Structure-PS.png?w=1170

.

Produkt gemäß PRINCE2

PRINCE2 wählt in Abgrenzung vom PMBOK Guide bewusst den Begriff „Produkt“ für alle Projektergebnisse, da die Konzentration auf Produkte eines der sieben Prinzipien von PRINCE2 ist. In PRINCE2 ist ein Produkt ein materieller oder immaterieller Input oder Output, der im Vorfeld eines Projekts beschrieben, dann erstellt und getestet werden kann. PRINCE2 unterscheidet zwei Arten von Produkten:

  1. Managementprodukte – Dokumente des Projektmanagements.  Ein Produkt, das für die Management – oder Qualitätsprozesse eines Projekts benötigt wird (beispielsweise ProjekthandbuchProjektberichte, etc.). Die Managementprodukte bleiben bei jeder Art von Projekt konstant und können bei allen Projekten entweder wie beschrieben oder mit Projekt bedingten Anpassungen verwendet werden. Es werden drei Arten von Managementprodukten unterschieden:
    1. (a) Projektplan – Basisplan – Baseline,
    2. (b) Projektaufzeichnungen (Records) und
    3. (c) Projektberichte.
  2. Spezialistenprodukte – Ergebnisdokumente des Projetes.  Ein Produkt, dessen Herstellung Gegenstand des Planes ist. Spezialistenprodukte gehören konkret zu einem bestimmten Projekt (beispielsweise eine IT-System, eine Industrieanlage, das Fundament eines Gebäudes, ein neuer Geschäftsprozess etc.).

.

PMS Anpassungen (Customizing)

PRINCE2 kann für verschiedene Projektarten, Projektgrössen und Branchen angepasst werden. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine sinnvolle Anpassung an die jeweilige Projektumgebung und der PM-Management-Produkte.

  1. Anpassen der PM-Begriffe bzw. der Terminologie
  2. Anpassen der PM-Produktbeschreibungen (PM-Deliverables)
  3. Anpassen der PM-Rollenbeschreibungen
  4. Anpassen der PM-Prozesse
  5. Anpassen der PM-Themen
  6. Anpassungen für Projektklassen
  7. Sonstige Anpassungen

.

Verwandte und weiterführende Begriffe und Links

Share via