Organisationshandbuch

Was ist ein Organisationshandbuch?

Ein Organisationshandbuch (Org-Handbuch, Orgahandbuch, OHB ) beschreibt ein Managementsystem. Bei dem Wort „Managementsystem“ handelt es sich um ein Kofferwort aus „Management“ +„System“ und sollte im Deutschen eher als „System der Unternehmensführung“ verstanden bzw. interpretiert werden. Das Organisationshandbuch enthält die für eine Organisation (Unternehmen, Institution usw.) allgemein gültigen und verbindlichen Regelungen, Vorschriften und Vorlagen.

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Was ist der Nutzen eines Organisationshandbuches?

Ein Organisationshandbuch bringt für die alle Managementsystem-Stakeholder einen Nutzen, wenn:

  • diese jederzeitigen ein Einsicht auf die schriftlich niedergelegten Aufträge (Mission),
  • die erwarteten Services bzw. Produkte des Managementsystem,
  • die standardisierten Abläufe/Prozesse des Managementsystem,
  • die Organisationsstrukturen und Rollen des Managementsystem,
  • die Dokumenten und Werkzeuge/Tools des Managementsystem sowie
  • weitere Regelungen, Vorschriften des Managementsystem haben.

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Wer ist die Zielgruppe eines Org-Handbuches?

Die Zielgruppe von Organisationshandbüchern umfassen alle alle Managementsystem-Stakeholder.

  • Accountabel: Leiter Qualitätsmanagement ist ergebnisverantworlich für die Planung, Einführung, Bereitstellung und die laufende Pflege der OHB
  • Responsible: Prozessverantwortlicher ist für die Inhalte und die Aktualität seiner OHB durchführungsverantwortlich
  • Consult: Prozessmanager, Prozessmitarbeiter
  • Inform: Prozess-Stakeholder

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Hintergrund

Managementsysteme stellen aufeinander und miteinander verbundene und abgestimmte Elemente als System dar, um systematisch die Ziele einer formalen Organisation zu erreichen. In der Regel stellen heutige Managementsysteme ein Minimalsystem als Standard zur Unternehmensführung bereit. Managementsysteme lassen sich gesamthaft, einzeln, in teilen oder in Verbindung mit anderen Managementsystemen in Unternehmen bzw. Organisationen implementieren. Das heute bekannteste Managementsystem ist das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001. Beispiele für Managementsysteme sind:

  • Qualitätsmanagementsystem, Prozessmanagementsystem – Organisationshanbuch für BPM,
  • Umweltmanagementsystem,
  • Risikomanagementsystem,
  • Organisationshandbuch für Projektmanagement – Projektmanagementsystem
  • Organisationshandbuch für …
  • Integrierte Managementsysteme (IMS)

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Die Einführung und der Aufbau von Managementsystemen obliegt zumeist der Unternehmensführung. Um die inhaltliche Wirksamkeit von Managementsystemen beurteilen zu können, bieten sich Audits an. Ein Organisationshandbuch lässt sich definieren als die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen. Das Organisationshandbuch umfasst zusätzlich verschiedene Unterarten von Anweisungen wie beispielsweise:

  • Verfahrensanweisungen,
  • Arbeitsanweisungen,
  • Geschäftsanweisungen,
  • Betriebsvereinbarung,
  • Organisationsanweisungen,
  • Richtlinien,
  • Interimsanweisungen,
  • Organisationsrichtlinien,
  • Regelwerke,
  • Handbücher oder
  • Anweisungen für das Qualitätsmanagement.

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Es gibt keinen festgelegten Aufbau, der auf jedes Unternehmen angewendet werden kann. Durch die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, wie das eigene Organisationshandbuch strukturiert werden soll. Abgesehen von der Individualität eines jeden Organisationshandbuches sind in der Regel die Punkte Unternehmensentwicklung und -ziele, Aufbau- und Ablauforganisation enthalten:

  1. Managementsysteme-Ziele: MVV-Statement: Mission-Vision-Value Statement für das jeweilige Managementsystem. Dies umfasst auch die Zielbeschreibung sowie die Nutzenbeschreibung.
  2. Managementsysteme-Kontext beschreibt das Umfeld wie etwa die Stakeholder, Best Practices.
  3. Managementsysteme-Ergebnisse beschreiben die Servies und Produkte, die das Managementsysteme liefern möchte.
  4. Managementsysteme-Organisation beschreibt die Aufbauorganisation. Diese enthält ein Organigrmm, Stellenplan, die aktuelle Stellenbesetzung, Kontaktverzeichnis, Organisationsrichtlinien (etwa Telefonierichtlinie oder Unterschriftenregelung), eine Übersicht der Geschäftsstellen, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Satzung. Weiters beinhaltet es die Ablauforganisation. Diese enthält die Prozesssteckbrief sowie Unterpunkte wie Arbeitsanweisungen, bzw. Prozessspezifikationen, detaillierte Arbeitsablaufbeschreibungen , IT-Richtlinien, Datenschutzrichtlinien und Bedienungsanleitunge
  5. Managementsysteme-Rollen beschreiben die relevanten Rollen.
  6. Managementsysteme-Dokumente beschreiben die relevanten Dokumente und Unterlagen.
  7. Managementsysteme-Tools beschrieben die relevanten Werkezueg und Informationssysteme (IS).
  8. Weitere mögliche Inhalte eines Organisationshandbuches können dem Organisationshandbuch beiliegen oder als eigenständiges Handbuch geführt werden. Dazu gehören die Arbeitsbedingungen, Gefahrenvermeidung, Umweltschutzbestimmungen und Abfallentsorgungsbestimmungen.

 

Verwandte und weiterführende Begriffe

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