Projektmachbarkeitsstudie – Projektstudie

Was ist eine Machbarkeitsstudie? – Überprüfung der Umsetzung von Projekten

Eine Projektstudie, auch Machbarkeitsstudie (englisch: feasibility study, FS ), ist eine Bezeichnung aus dem Projektmanagement und bezeichnet die Überprüfung der Umsetzung von Projekten, insbesondere wenn Risiken nicht eingeschätzt werden können oder die Erreichbarkeit in Frage gestellt wird. Zu Beginn eines Projekts, bei der Zieldefinition und während der Definitionsphase, muss überprüft werden, ob das Projektziel realistisch ist. Dies ist Aufgabe der Machbarkeitsprüfung.

.

Was ist der Nutze einer Machbarkeitsstudie?

Die Machbarkeitsstudie (Feasibility Study) hat für die Entscheidungsträger und dem Projektauftraggeber einen Nutzen, wenn:

  • ausreichend qualifizierte (vollständig, richtige) Entscheidungsinformationen vorliegen um:
    • Fehlinvestitionen zu vermeiden
    • den optimalen Lösungswegs zu identifizieren und zu verstehen
    • die Risiken zu identifizieren und zu verstehen

.

Was ist die Struktur und der Inhalt einer Machbarkeitsstudie?

Der Begriff „Machbarkeitsstudie“ und ihre möglichen Inhalte sind in keiner Norm festgelegt. Eine Klärung i.d.R. durch das PMO ist daher zweckmäßig.

Aus unserer Sicht muss eine Machbarkeitsstudie – auch Vorstudie, Projektstudie, Bedarfsanalyse, Feasibility Study genannt – folgende Elemente enthalten:

  1. kompakte Beschreibung der Ausgangssituation (As-Is) mit den Auslösern bzw. Ursachen für die Initiative
  2. kompakte Beschreibung der Ziele und des Nutzens (Outcome, Impact)
  3. eine kompakte Zusammenfassung der fachlichen Anforderungen (Business Requirements) sowie Rahmenbedingungen der Stakeholder
  4. eine kompakte Zusammenfassung von Bewertungskriterien
  5. eine Analysen und Bewertungen der betrachteten technischen Lösungswege  bzw. Lösungsoptionen, mögliche Lösungspfade bzw. Lösungsansätze für ein Projekt hinsichtlich ihrer Durchführbarkeit.
  6. eine Zusammenfassung der Entscheidungsmöglichkeiten mit dokumentierten Chancen und Risiken. Überprüft wird dabei, ob mit dem jeweils betrachteten Lösungsansatz die vereinbarten Projektergebnisse (Werke, Liefergegenstände, Produkte) unter den vorgegebenen Rahmenbedingungen (Constraints) erstellt werden können.
  7. qualifizierte Empfehlung für eine Entscheidung.
  8. Anhang mit Zusatzmaterial

Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie werden die Lösungsansätze analysiert, Risiken identifiziert und Erfolgsaussichten abgeschätzt.

Machbarkeitsstudien lassen sich i.d.R. in folgende inhaltlichen Themenbereiche gliedern:

  1. rechtliche Machbarkeit (legal feasibility) erfasst und dokumentiert die rechtlichen Rahmenbedingungen und klärt die Voraussetzungen für eine rechtliche Machbarkeit (Betriebsgenehmigungen, Gewerbeanforderungen, …)
  2. kommerzielle Machbarkeit (commercial feasibility) kläre den kommerziellen Nutzen und die betriebswirtschaftliche Durchführbarkeit. Die wirtschaftliche Beurteilung, ob die Projektergebnisse den erhofften Nutzen für den Auftraggeber bringen, ist Inhalt der Betriebswirtschaftlichen Machbarkeitsstudie. Dies zu klären ist Aufgabe einer Kosten-Nutzen-Analyse bei der Erstellung des Business Cases.
  3. Technische Machbarkeit (technical feasibility) erfasst und dokumentiert die technischen Rahmenbedingungen und klärt die Voraussetzungen für eine technische Durchführung.
  4. organisatorische Machbarkeit (organizational feasibilty) erfasst und dokumentiert die organisatorischen Rahmenbedingungen und klärt die Voraussetzungen für eine organisatorische Durchführung. Hierzu zählen u.a. auch die Erfassung der organisatorischen Fähigkeiten bei den „Product, Processes , People, Partner“ (4Ps).

.

Hintergrund

Zu Beginn eines Projekts, bei der Zieldefinition und während der Definitionsphase, muss überprüft werden, ob das Projektziel realistisch ist. Dies ist Aufgabe der Machbarkeitsprüfung. Hierbei sind zu überprüfen:

  • technische Machbarkeit untersucht die Realisierbarkeit eines Lösungsansatzes aus technischer Sicht.
  • organisatorische Machbarkeit prüft die Fähigkeiten der Trägerorganisation hinsichtlich Prozesse, Verfügbarkeit von Einsatzmitteln.
  • wirtschaftliche Machbarkeit (auch Liquidität!, Projektumfeld: Marktsitutation, politisch, ökologisch, juristisch usw.).
  • rechtliche Machbarkeit prüft die Die Zulässigkeit eines Vorhabens oder Lösungswegs innerhalb des jeweils gültigen Rechtssystems.
  • ressourcenbezogene Machbarkeit: Die Verfügbarkeit der für das Vorhaben erforderlichen Ressourcen. Zu prüfen ist, ob Personal, Material, Maschinen, Know-how usw. in dem für das Vorhaben erforderlichen Umfang zur Verfügung steht. Die ressourcenbezogene Machbarkeit steht in engem Zusammenhang mit der finanziellen und organisatorischen Machbarkeit.
  • Politische Machbarkeit: Die Akzeptanz des Vorhabens oder des Lösungswegs durch die Stakeholder. Ausschlaggebend sind hier kulturelle, ethische und gesellschaftspolitische Überlegungen.

Wenn sich Zweifel an der Machbarkeit ergeben, entscheidet der Lenkungsausschuss im wesentlichen zwischen den drei Möglichkeiten:

  1. Durchführung einer detaillierten Machbarkeitsstudie
  2. Projektabbruch
  3. Projektdurchführung trotz hohen Risikos

Die Machbarkeitsprüfung ist somit Bestandteil der Machbarbeitsstudie bzw. der sogenannten „Projektstudie“ nach DIN 69905.

.
Prozess „Machbarkeit bewerten“ der DIN 69901-2

Das Prozessmodell der DIN 69901:2009 führt den eigenständigen Prozess D.8.3 „Machbarkeit bewerten“ als Mindeststandard auf. Er findet in der zweiten Projektmanagementphase, der Definition, statt und liefert die Bewertung der Machbarkeit des Projekts.

.
Machbarkeitsstudie als Projekt bei PRINCE2

Grundsätzlich findet bei PRINCE2 die Überprüfung der Machbarkeit bereits vor dem Projekt statt. Obligatorisch ist dies im Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ im Rahmen der Aktivität „Wahl des Lösungsansatzes und Zusammenstellung der Projektbeschreibung“ durchzuführen. Darüber hinaus erläutert PRINCE2:2009 explizit die Möglichkeit, eine Machbarkeitsstudie als eigenes, vorgelagertes Projekt durchzuführen. Als Schritte eines sog. „feasibility projects“ benennt PRINCE2: Problemdefinition, Untersuchung, Entwicklung der Optionen, Unterbreitung von Empfehlungen.

.

Weiterführende Links:

Share via