Geschäftsprozess-Spezifikation

Was ist eine  Geschäftsprozess-Spezifikation?

Eine Geschäftsprozess-Spezifikation – auch Prozesshandbuch genannt – dient dazu, allen an einem Prozess beteiligten Stakeholdern einen tiefen Einblick in die Inhalte der einzelnen Prozesse und deren verknüpften Objekte zu geben. Eine Geschäftsprozess-Spezifikation stellt einen optimalen Mix aus Informationen über den gesamten Lebenszyklus von der Planung, Umsetzung bis hin zum Betrieb dar.

Die Prozessspezifikation dient dem Zweck, Geschäftsprozesse (oder Teile von ihnen) im Unternehmen nach folgenden Kriterien zu beschreiben:

  • Completeness inhaltlich vollständig und nachvollziehbar (transparent) mit allen geforderten Attributen im Detail
  • Correctenessinhaltlich richtig
  • Consistency – einheitlich und nachvollziehbar (transparent) mit einem verständlichen “Wording aus einem Guss”

Der Geschäftsprozess-Steckbrief ist als Art „Management Summary“ ein Bestandteil der Prozess-Spezifikation.

 

Eine Prozess-Spezifikation stellt einen optimalen Mix aus Informationen dar. Quelle = platinus

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Hintergrund

  • Wie gibt man Wissen über bestehende Prozesse am besten an neue Mitarbeiter weiter?
  • Wie kann man Einarbeitungszeiten reduzieren und neue Kollegen in die Lage versetzen, schneller optimale Leistungen zu bringen?
  • Wie behält man den Überblick, wie es im Unternehmen wirklich läuft?
  • Auf welcher Basis kann man Prozesse laufend noch besser, effizienter und effektiver machen?
  • Was brauche ich an Dokumentation im Hinblick auf erforderliche Standards und Normen wie z.B. ISO 9001, ISO 13485, CMMI, ISO 15504 PAM, ITIL, SPICE, ISO 26262?

Eine Prozessspezifikation hilft bei all diesen Fragestellungen. Sie macht Prozesse transparent und unterstützt die Identifikation von Verbesserungspotentialen und sie ist unabdingbar, wenn es um Audits und Zertifizierungen geht. Eine gute Prozessspezifikation berücksichtigt die Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung.
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Aufbau und Struktur eines Prozesshandbuches ist nicht standardisiert. Die Vorgaben bzw. Vorlagen zur Prozessspezifikation sollten daher im BPM-Modellierungshandbuch bzw den Prozessdokumentationsrichtlinien definiert, kommuniziert und gewartet werden. Typischerweise gehören grafische Ablaufdarstellungen (Swimlanes, Flussdiagramme), Geschäftsregeln, Rollen, eine Funktionsmatrix, die eingesetzten Informationssysteme, im Prozess eingesetzte Dokumente, wie Formulare, Checklisten etc. zu diesen Elementen.

Für eine state-of-the-art-Dokumentation der Prozesse wird heute meist einen geeignete Software verwendet. Diese ermöglicht:

  • die Modellierung (Modellierungstools) – umfasst die Analyse und das Design
  • die Bereitstellung (Prozessportal, Prozesswissensbasis)
  • den Betrieb (Workflowsysteme, Process Data Warehouse) für Durchführung und automatisierte Datenerfassung der Prozessleistungsindikatoren.

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Verwandte und weiterführende Begriffe

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